Effizientes Dokumentenmanagement mit DocuWare

Dokumentenmanagement und Workflow-Automation

Profitieren Sie von der Digitalisierung mit DocuWare

Optimieren Sie Ihre Workflows und Geschäftsprozesse

Durch das effiziente Dokumentenmanagement mit DocuWare wird eine verbesserte Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen ermöglicht, indem Dokumente erfasst, verwaltet und automatisiert bearbeitet werden. Die nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse steigert die Produktivität, reduziert Fehler und fördert eine papierlose Büroumgebung. DocuWare ist die smarte Lösung für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und in die digitale Zukunft starten möchten.

Mit DocuWare kann Ihr Unternehmen:

  • Effizienz steigern
  • Kosten reduzieren
  • Prozesse und Service optimieren
  • Cashflow erhöhen

Saueracker ist Ihr DocuWare Silver Partner für die Einführung einer erfolgreichen Digitalisierungslösung in Ihrem Unternehmen

DocuWare Funktionalitäten

  • Erfassung und Speicherung:
    Dokumente werden aus verschiedenen Quellen (Dateiablage, Scanner, E-Mail, …) erfasst und zentral in einem Archiv gespeichert.
  • Dokumentenzugriff und Sicherung:
    Intelligente Zugriffsregeln für spezifische, insbesondere vertrauliche Dokumente festlegen.
  • Indexierung und Abrufen:
    Automatisches Indexieren für einfache Rückverfolgung und Abruf von Dokumenten, etwa durch einmalige Tag-Zuweisung.
  • Dokumente teilen:
    Verlustfreies und sicheres Teilen sowie Bearbeiten von Dokumenten über verschiedene Systeme hinweg.
  • Zusammenarbeit und optimale Versionierung:
    Transparente Verwaltung von Dokumenten, insbesondere in kollaborativen Umgebungen mit häufigen Änderungen durch verschiedene Benutzer durch effiziente Versionierung.
  • Integration in Geschäftsprozesse:
    Nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse zur Steigerung der Produktivität und Vermeidung von Fehlern.

Warum ein Dokumentenmanagementsystem von Saueracker?

Effiziente und schnelle Umsetzung – Die Implementierung eines effizienten Dokumentenmanagements mit DocuWare ist keineswegs ein langwieriges Projekt, das Ihr Unternehmen über Monate hinweg beeinträchtigt. Stattdessen erfolgt die Einführung mit Saueracker ruhig, kalkulierbar und präzise. Als begeisterte Anwender von DocuWare wissen wir aus eigener Erfahrung: Die Software passt sich flexibel Ihrem Unternehmen an, und die modulare Einführung bietet die erforderliche Flexibilität für ein erfolgreiches Großprojekt.

Mit über 1.000 zufriedenen Kunden ist Saueracker der bewährte Partner für die digitale Transformation, sei es im Bereich der Beschaffung und Unternehmensversorgung oder in der Dokumentenverwaltung.

  • Ganzheitliche Planung für effektives Dokumentenmanagement:
    Wir verstehen die Komplexität verschiedenster Unternehmen und planen die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems sorgfältig und in gut überschaubaren Teilbereichen.
  • Reibungslose Integration in Ihren Geschäftsbetrieb:
    Die Implementierungsschritte passen sich mühelos in Ihren laufenden Geschäftsbetrieb ein, um eine störungsfreie Integration eines effizienten Dokumentenmanagements mit DocuWare zu gewährleisten.
  • Modulare und maßgeschneiderte Einführung:
    Durch die modulare und schrittweise Einführung gewährleisten wir, dass alles Ihren Vorstellungen entspricht und Sie stets die Kontrolle behalten.
  • Verbindliche Zeit- und Netzpläne:
    Sorgfältige Zeit- und Netzpläne sind integraler Bestandteil unserer Arbeitsweise, und wir garantieren die zuverlässige Einhaltung unserer terminlichen und leistungsbezogenen Zusagen.


Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems?

Büros sind oft noch von Papierbergen geprägt.
Die ineffiziente Ablage und das Suchen nach Dokumenten kosten Zeit und Geld. Die Lösung ist ein effizientes Dokumentenmanagement mit DocuWare.

Kosten- und Aufwandreduzierung

  • Zeitersparnis bei Suche und Organisation von Inhalten.
  • Speicherung von Hauptversionen reduziert den Aufwand bei verschiedenen Versionen.
  • Kostenersparnis durch den Verzicht auf Papier, Druck- und Lagerungskosten.
  • Prozessbeschleunigung durch Vereinheitlichung von Abläufen.

Schnelle und einfache Integration

  • Einfache Integration für sicheren Informationsfluss.
  • Nahtlose Einbindung in Systeme wie SA, Microsoft Dynamics, Sage, SharePoint, DATEV und Outlook.
  • Einfach Anbindung an eine Vielzahl an Fremdsystemen

Mehr Compliance und Sicherheit

  • Revisionssicherer Schütz von vertrauliche Informationen.
  • Präzise Kontrolle von Benutzer- und Administratorenrechte.
  • Sichere Backups für Schutz vor unwiederbringlichem Datenverlust.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie HIPAA und DSGVO.

Produktivitätssteigerung und Automatisierung

  • Vereinfachung von Erfassung, Speicherung, Bearbeitung und Suche von Dokumenten.
  • Archivierung, Indexierung und sichere Freigabe von Dokumenten über verschiedene Systeme.
  • Automatisierung von Workflows.


Anwendungen und Einsatzmöglichkeiten von DocuWare

Neben dokumentenzentrierten und allgemeinen Geschäftsprozessen wird ein effizientes Dokumentenmanagement mit DocuWare häufig in mittelständischen Unternehmen und Konzernen in den Bereichen Personalwesen, Finanzen, Marketing und Vertrieb eingesetzt. Es eignet sich besonders zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente, fördert ein effizientes und effektives Arbeiten und führt zur Automatisierung von Routineaufgaben.

Dokumentenmanagement im Personalwesen

Im Personalwesen müssen wichtige Entscheidungen getroffen werden, so etwa im Onboarding-Prozess als auch in der Mitarbeiterverwaltung.

DocuWare als Dokumentenmanagement erleichtert die Arbeit von Personalleitern in vielen Bereichen, indem es Mitarbeiterunterlagen und Geschäftsdokumente in einem zentralen Archiv bereit hält. Workflows sorgen dafür, dass Fristen nicht versäumt werden, Informationen zu gewünschter Zeit an gewünschter Stelle sind und Vorgänge komplett sind.

Die Suche nach einem geeigneten neuen Mitarbeitern gestaltet sich einfach, da ab der dem Punkt der Stellenausschreibung Information präzise dort ankommt, wo sie gebraucht wird. Intelligente Formulare sorgen dafür, dass Informationen vollständig vorliegen, Workflows und zentral zur Verfügung gestellte Dokumente sorgen für schnelle Bearbeitungszeiten.

  • Bewerberverfolgung:
    Verfolgung des Status jeder Bewerbung im Auswahlprozess.
  • Automatisierte Benachrichtigungen:
    Benachrichtigungen über wichtige Schritte im Recruiting-Prozess.
  • Dokumentenverwaltung:
    Zentrale Verwaltung von Lebensläufen, Anschreiben und anderen relevanten Unterlagen.
  • Teamkommunikation:
    Einbindung aller Teammitglieder für effiziente Zusammenarbeit.
  • Reporting-Tools:
    Generierung von Berichten für eine umfassende Analyse des Recruiting-Erfolgs.

Dokumentenmanagement im Finanz- und Rechnungswesen

DocuWare unterstützt Unternehmen im Rechnungswesen durch seine leistungsstarke Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungsfunktionen. Insgesamt trägt DocuWare dazu bei, die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Fehler zu minimieren und die Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess zu verbessern.

  • Schnelle Erfassung von Rechnungen:
    Einfache Erfassung von Papier- und elektronischen Rechnungen sowie automatische Indexierung und Zuweisung von Dokumente.
  • Effiziente Dokumentenverwaltung:
    Organisation von Dokumente in vordefinierten Dateistrukturen und sichere und zentrale Speicherung von Dokumenten.
  • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
    Unterstützung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung durch Verknüpfung von Dokumenten mit der Auftragsabwicklung. Schnellere Bearbeitung von Rechnungen und Verbesserung der Transparenz über Zahlungsströme.
  • Automatischer Abgleich von Rechnungen und Bestellungen:
    Der automatische Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen ermöglicht eine effiziente und präzise Überprüfung der Finanztransaktionen.
  • Workflow-Automatisierung:
    Erstellung von Workflows für Freigabe- und Genehmigungsprozesse. Minimierung von Fehler und Beschleunigung den gesamten Rechnungsprozess.
  • Kontierung:
    Kontierung und Buchung in DocuWare, einfache Übertragung an DATEV oder andere Rechnungswesenprogramme.
  • Revisionssichere Aufbewahrung:
    Sichere und revisionssichere Speicherung von Geschäftsdokumenten.

Dokumentenmanagement in Marketing und Vertrieb

DocuWare kann im Vertrieb und Marketing auf verschiedene Weisen genutzt werden, um die Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und den gesamten Dokumenten- und Workflow-Prozess zu optimieren.

Vertrieb:

  • Dokumentenverwaltung:
    Zentrale Ablage von Verkaufsunterlagen, Verträgen und Angeboten.
  • Vertragsmanagement:
    Effiziente Verwaltung von Vertragsdokumenten mit Funktionen wie automatischer Indexierung, Versionskontrolle und Erinnerungen.
  • Workflows für Genehmigungen:
    Automatisierte Workflows für die Genehmigung von Verkaufsangeboten oder Verträgen.
  • Vertriebspartnerkommunikation:
    Schneller Austausch von Verkaufsunterlagen und relevanten Informationen mit Vertriebspartnern durch sichere Dokumentenfreigabe.
  • Mobiler Zugriff:
    Gesicherter Zugriff auf Dokumente zugreifen, für eine optimnale Flexibilität und Reaktionsfähigkeit.

Marketing:

  • Kampagnenmanagement:
    Zentrale Verwaltung von Marketingmaterialien, Kampagnenplänen und Ergebnisanalysen.
  • Medienbibliothek:
    Bibliothek für Bilder und Multimedia-Inhalten für den einfachen Wiederverwendung in Marketingkampagnen.
  • Freigabeprozesse:
    Automatisierung von Genehmigungsworkflows für Marketingmaterialien.
  • Compliance und Archivierung:
    Sichere und revisionssichere Aufbewahrung von Marketingdokumenten.
  • Analyse von Kundenfeedback:
    Integration von Kundenfeedback in den Dokumentenfluss.


DocuWare Webinare – Einstieg leicht gemacht

In den folgenden drei Videos bieten wir Ihnen einen anschaulichen Einblick in die Welt von DocuWare und zeigen Ihnen, wie Sie das Beste aus dieser leistungsstarken Dokumentenmanagement-Lösung herausholen können. Von der einfachen Bedienbarkeit der Benutzeroberfläche bis hin zu fortgeschrittenen Funktionen erfahren Sie in diesen Videos grundlegendes, was Sie wissen müssen, um Ihre Dokumentenprozesse zu optimieren. Tauchen Sie ein und entdecken Sie, wie DocuWare Ihr Unternehmen effizienter gestalten kann.

DocuWare: Die Power der Erweiterung!

In der Ära der digitalen Transformation ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Mit DocuWare gehen wir über die Grenzen hinaus und bieten eine nahtlose Integration mit einer Fülle von Apps über die Plattform make.com.

  • Unbegrenzte Möglichkeiten:
    DocuWare lässt sich problemlos und äußerst komfortabel erweitern, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
  • Verbinden Sie sich mit führenden Apps:
    Über make.com können Sie DocuWare mühelos mit einer Vielzahl von Anwendungen verknüpfen. Von Salesforce über Onedrive bis hin zu Microsoft Outlook und Teams – die Möglichkeiten sind schier endlos.
  • Nahtlose Zusammenarbeit:
    Durch die Integration von DocuWare in Apps wie Google Drive wird die Zusammenarbeit im Team auf ein neues Level gehoben, und die Dokumentenverwaltung wird so einfach wie nie zuvor.
  • Ihr Workflow, Ihre Regeln:
    Gestalten Sie Ihren Arbeitsablauf, wie es am besten zu Ihnen passt. DocuWare ermöglicht eine individuelle Anpassung durch die Verbindung mit einer Vielzahl von Anwendungen.
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Optimieren Sie Ihre Prozesse mit DocuWare

Entdecken Sie maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen.

Bereit, Ihre Geschäftsprozesse zu revolutionieren? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie ein effizientes Dokumentenmanagement mit DocuWare Ihre Abläufe optimieren kann. Unser Team steht bereit, Ihre Fragen zu beantworten. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!