Wie hat sich das Dokumentenmanagement entwickelt?
1. Enterprise File Synchronization and Sharing (EFSS)
EFSS ist der grundlegendste und kostengünstigste Systemtyp zur Synchronisierung, Speicherung und Weitergabe von Dokumenten, Bildern und Videos über mehrere Geräte hinweg. Einige Lösungen ermöglichen außerdem die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die Rückverfolgung von Versionen. Die Einfachheit von EFFS geht jedoch mit Einschränkungen einher: EFFS verleiht Ihnen lediglich eine eingeschränkte oder gar keine Steuerung von Workflows.
EFFS kann als DMS Software oder als cloudbasierte Lösung vorliegen, Dateien lassen sich also entweder lokal oder in einer privaten Cloud speichern. Viele Unternehmen ziehen aufgrund der Sicherheitsrisiken bei öffentlichen Clouds die zweite Option vor. Typische Beispiele für cloudbasierte EFSS-Lösungen sind Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive und Box.
2. Enterprise Content Management (ECM)
ECM ist ein Sammelbegriff für DMS und Technologien zur Workflow-Automatisierung. Typische Beispiele für ein ECM sind Informationsautomatisierung, Bildverarbeitung, Dokumentenmanagement, digitale Workflows, Web-Content-Management und Social Content Management.
Diese Systeme sind stärker an die Verfahren und Prozesse in einem Unternehmen angepasst und eignen sich zur Verwaltung von Inhalten und zur Erreichung von Geschäftszielen. Unternehmen erhalten die Möglichkeit für Erfassung, Speicherung, Organisation, Zugriff und Weitergabe von Informationen. Darüber hinaus sind diese Systeme tief in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens eingebettet, mit Fokus auf die Optimierung von Workflows und die Automatisierung von Prozessen.
Bei zahlreichen ECM-Systemen handelt es sich jedoch um riesige, komplizierte und teure Standardlösungen, die nicht auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse zugeschnitten sind. Das liegt daran, dass sie in der Regel auf Fortune-500-Unternehmen abgestimmt sind.
3. Moderne Content Services
Gartner definiert Content Services wie folgt:
„Content Services sind Dienstleistungen und Microservices, die entweder in eine Produktsuite integriert oder als separate Anwendung erhältlich sind. Sie zeichnen sich durch eine gemeinsame Nutzung von APIS und Verzeichnissen aus und eignen sich für verschiedene Zwecke und Anwendungsfälle in einem Unternehmen.“
Einfach ausgedrückt bestehen Content Services aus einem Ökosystem kleinerer, zweckorientierter Systeme oder Anwendungen. Content Service-Plattformen verfügen über eigene Verzeichnisse und können über eine API ganz einfach mit anderen Anwendungen verbunden werden.
Moderne Content Services sind der ideale Mittelweg zwischen den zwei vorherigen Stufen: Sie sind kostengünstig und bieten zugleich individuelle Lösungen zur Optimierung bestimmter Prozesse. Beispielhaft hierfür sind vorkonfigurierte Cloud Lösungen für das Onboarding neuer Mitarbeiter oder für die Rechnungsbearbeitung von DocuWare.
Zu den besonderen Vorteilen von Content Services zählt die Möglichkeit der Anpassung an wechselnde Compliance-Bestimmungen bei gleichzeitiger Skalierbarkeit. Die Erklärung von Content Services ist jedoch nur vollständig, wenn man die Entwicklung von ECM kennt: Diese Entwicklung führte zu dem, was wir heute „Content Services“ nennen.
Die Entwicklung von ECM zu Content Services
ECM-Systeme entwickelten sich also aus komplexen, standardisierten Systemen zu Content Services. Die Folge war ein Wechsel von alten, standortbasierten zu neuen, cloudbasierten Systemen, die sich für mobile Geräte eignen und sich durch Interoperabilität auszeichnen.
Diese natürliche Verlagerung führte dazu, dass Gartner über den „Tod von ECM” und die Substitution durch „Content Services“ gesprochen hatte. Kritische Stimmen behaupteten, Gartner habe kein Recht dazu, ECM eigenmächtig umzubenennen. Außerdem zähle einzig die Nutzung durch die Kunden.
Unabhängig von dieser Diskussion haben sich Content Services etabliert, die die Vorteile von DMS erhöhen.