Dokumentenmanagement – mögliche Anwenungen

Den richtigen Schritt in die Digitalisierung wagen

Wo kann Dokumentenmanagement angewendet werden?

Dokumentenmanagement im PersonalwesenNeben dokumentenzentrierten und allgemeinen Geschäftsprozessen wird Dokumentenmanagement häufig in mittelständischen Unternehmen und Konzernen in den Bereichen Personalwesen, Finanzen, Marketing und Vertrieb eingesetzt. Es eignet sich besonders zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente, fördert ein effizientes und effektives Arbeiten und führt zur Automatisierung von Routineaufgaben. Im Folgenden beleuchten wir diese Bereiche und stellen zwei digitale Kundenerfolgsgeschichten zur Einführung eines DMS aus Personalwesen und Finanzbereich vor.

1. Dokumentenmanagement im Personalwesen

Im Personalwesen müssen wichtige Entscheidungen getroffen werden, so etwa bei Einstellung, Onboarding-Prozessen und Mitarbeiterverwaltung.

Ein DMS unterstützt Personalleiter in diesen wichtigen Bereichen durch eine automatische Erfassung von Mitarbeiterunterlagen und Geschäftsdokumenten in einem zentralen Archiv (Dokumente archivieren per Archivierungssoftware). Von hier aus können HR-Manager einfache Workflows erstellen und diese wichtigen Bereiche verwalten. Beispiele:

Dokumentenmanagement im Finanz- und Rechnungswesen

  • Die Ermittlung eines passenden neuen Mitarbeiters gestaltet sich unkompliziert, da Bewerbungsunterlagen und E-Mails an einem zentralen Ort gespeichert und ganz einfach abgerufen werden können. Die Informationen fließen mühelos zwischen den Teammitgliedern.
  • Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess wird optimiert, da Manager digitale Workflows für alle neuen Mitarbeiter erstellen können. So ist es beispielsweise möglich, automatische Begrüßungs- und Orientierungs-E-Mails zu versenden.

2. Dokumentenmanagement im Finanz- und Rechnungswesen

Steigern Sie die Effizienz in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung und Finanzprüfung.

Kreditorenbuchhaltung

Setzen Sie neue Maßstäbe in der Kreditorenbuchhaltung durch:

  • Schnelle und einfache Erfassung von Papier- und elektronischen Rechnungen
  • Zuweisung von Dokumenten an vordefinierte Dateistrukturen für ein einfaches Abrufen
  • Automatische Abgleichung von Rechnungen und Bestellungen
  • Einzigartige Workflows für den Freigabeprozess
  • Vermeidung menschlicher Fehler, Reduzierung des Bearbeitungsaufwands bei Rechnungen und Eliminierung manueller Dateneingabe

Debitorenbuchhaltung

Beschleunigen Sie die Erfassung von Rechnungen durch die Verknüpfung zugehöriger Dokumente mit der Auftragsabwicklung. So können Sie Rechnungen schneller erstellen und bearbeiten sowie Zahlungen zurückverfolgen und verwalten. Beispielsweise können Sie die Rechnungsstellung mit Freigabe-Workflows kombinieren.

Dokumentenmanagement in Marketing und VertriebFinanzprüfung

Schließlich können Sie komplette und sichere Aufzeichnungen sämtlicher Geschäftstransaktionen speichern, um Finanzprüfungen zu erleichtern. Dazu gehören E-Mails, Verträge und andere vertrauliche Daten. Bei Bedarf können Sie sofort auf diese Informationen zugreifen.

3. Dokumentenmanagement in Marketing und Vertrieb

Laut einer Studie von CSO Insights „können 88 % der Vertriebsprofis wichtige Vertriebsmaterialien nicht auf ihren Smartphones abrufen.“ Das Ergebnis: Längere Vertriebszyklen und entgangene Geschäfte.

Mit einem DMS kann dieses Problem wie folgt gelöst werden:

  • Erfassung von Leads mit Webformularen, die dann an das passende Vertriebsteam weitergeleitet werden können
  • Eingehende und ausgehende Dokumente digitalisieren und zukunftssicher aufbewahren
  • Speicherung wichtiger Marketing- und Vertriebsmaterialien in einem digital abrufbaren Archiv
  • Sichere Weitergabe wichtiger Dokumente und Informationen unter Teammitgliedern

Ihre Mitarbeiter erhalten somit mehr Entscheidungsbefugnisse, die Produktivität wird erhöht, Marketing und Vertrieb werden optimiert.